Η διαχείριση και ανάλυση δεδομένων στο Excel απαιτεί συχνά την αλλαγή της διάταξης των πληροφοριών για ευκολότερη επεξεργασία και παρουσίαση. Μια από τις πιο χρήσιμες τεχνικές είναι η μετατροπή οριζόντιων δεδομένων σε κατακόρυφα, γνωστή και ως unpivot ή transpose. Ωστόσο, συχνά δεν θέλουμε να μετατρέψουμε όλες τις στήλες, αλλά μόνο συγκεκριμένες, ενώ παράλληλα επιθυμούμε να διατηρήσουμε κενά κελιά με μηδενικές τιμές ώστε να μην χάνουμε καμία πληροφορία. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς να εκτελέσουμε αυτή τη διαδικασία στο Excel χρησιμοποιώντας το εργαλείο Get & Transform, γνωστό και ως Power Query.
Το Power Query είναι ένα ισχυρό εργαλείο που ενσωματώθηκε στο Excel από την έκδοση 2016 και προσφέρει δυνατότητες για εισαγωγή, μετασχηματισμό και καθαρισμό δεδομένων με εύκολο και επαναχρησιμοποιήσιμο τρόπο. Αν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel, μπορείτε να κατεβάσετε το Power Query ως ένα δωρεάν πρόσθετο. Με αυτό το εργαλείο, η διαδικασία του unpivot (ή αλλιώς transpose) γίνεται πολύ απλούστερη, αποφεύγοντας την ανάγκη για σύνθετους τύπους ή χειροκίνητα βήματα αντιγραφής και επικόλλησης.
Αρχικά, πρέπει να έχουμε τα δεδομένα μας σε μορφή πίνακα (table) ή να ορίσουμε ένα ονομασμένο εύρος (named range). Η μετατροπή του εύρους σε πίνακα γίνεται εύκολα με τη συντόμευση Ctrl + T, επιτρέποντας στο Power Query να τα αναγνωρίσει γρήγορα και να τα φορτώσει.
Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα (Data) και επιλέξτε Από Πίνακα ή Περιοχή (From Table/Range). Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο του Power Query Editor, όπου θα εκτελέσουμε τις μετατροπές.
Αντί να κάνετε unpivot σε όλες τις στήλες, επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να διατηρήσετε ως έχουν. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Απομετατροπή άλλων στηλών (Unpivot Other Columns). Με αυτόν τον τρόπο, μόνο οι επιλεγμένες στήλες παραμένουν σταθερές και οι υπόλοιπες μετατρέπονται σε κατακόρυφη μορφή.
Αφού ολοκληρώσουμε τις αλλαγές, πατάμε Κλείσιμο & Φόρτωση (Close & Load) για να δημιουργήσουμε το νέο πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Το τελικό αποτέλεσμα είναι ένα καλοδομημένο, κατακόρυφο dataset που διατηρεί όλες τις πληροφορίες, ακόμα και εκείνες με μηδενικές τιμές.
– Αυτοματοποίηση: Με το Power Query, μπορούμε να ανανεώνουμε τα δεδομένα με ένα κλικ, χωρίς να χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε χειροκίνητα τα βήματα.
– Ευελιξία: Επιλέγουμε ποιες στήλες θέλουμε να μετατρέψουμε και ποιες να παραμείνουν σταθερές.
– Καθαρότητα Δεδομένων: Η αντικατάσταση κενών τιμών με μηδενικά διατηρεί τη συνοχή των δεδομένων.
– Ορατότητα: Τα δεδομένα γίνονται πιο ευανάγνωστα και εύκολα αναλύσιμα σε πίνακες ή γραφήματα.
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δεδομένα πωλήσεων για διαφορετικά Προιόντα και Κατηγορίες Προιόντων , κατανεμημένα ανά μήνα σε στήλες. Θέλουμε να μετατρέψουμε τους μήνες σε μία στήλη, ώστε να μπορούμε να αναλύσουμε το σύνολο των πωλήσεων ανά μήνα και Προϊόν. Με τη μέθοδο που περιγράψαμε, επιλέγουμε τις στήλες Προιόν και κατηγορίες προϊόντων να παραμείνουν ως έχουν, ενώ κάνουμε unpivot τις στήλες των μηνών. Στη συνέχεια αντικαθιστούμε κενές τιμές με 0 και δημιουργούμε το νέο, κατακόρυφο πίνακα.
– Ονομασία Βημάτων: Δώστε περιγραφικά ονόματα στα βήματα μετασχηματισμού για ευκολότερη παρακολούθηση.
– Ανανέωση Δεδομένων: Κάθε φορά που ενημερώνετε τα αρχικά δεδομένα, απλώς κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και επιλέξτε “Ανανέωση”.
– Αποθήκευση Ερωτημάτων: Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ερωτήματα και να τα χρησιμοποιήσετε σε άλλα αρχεία Excel.
Θα χρησιμοποιηθεί σύμφωνα με την πολιτική απορρήτου
Microsoft Excel Expert
