Η ανάλυση δεδομένων HR είναι μία από τις πιο απαιτητικές λειτουργίες σε ένα οργανισμό, κυρίως γιατί συνδυάζει ανθρώπινα δεδομένα, ευαίσθητες πληροφορίες και την ανάγκη για γρήγορες, έγκυρες αποφάσεις. Και ενώ το Excel είναι το παραδοσιακό εργαλείο που χρησιμοποιούμε για τις περισσότερες αναλύσεις, το Microsoft Copilot έρχεται να το απογειώσει.

Πώς όμως “μιλάμε” σωστά στο Copilot ώστε να μας δώσει ακριβώς αυτό που χρειαζόμαστε; Στο άρθρο αυτό παρουσιάζω 10+1 τεχνικές prompting, ειδικά σχεδιασμένες για HR tasks στο Excel, ώστε να μετατρέψετε το Copilot σε έναν αξιόπιστο, καθημερινό σας συνεργάτη.

1. Prompt με Παράδειγμα –  Example-based Prompting

📊 Use Case: Excel με ώρες εργασίας και υπολογισμό υπερωριών.
💡 Prompt: «Δες το παράδειγμα υπολογισμού υπερωριών για έναν υπάλληλο. Εφάρμοσέ το και στους υπόλοιπους.»

Αυτό το prompt αξιοποιεί τη δύναμη των παραδειγμάτων. Το Copilot μπορεί να «διαβάσει» τον τρόπο που κάνατε κάτι σε μία γραμμή και να το επεκτείνει σε όλο το dataset.

2. Ρόλος + Περιορισμός – Role-Limited Prompting

📊 Use Case: Excel με παρουσιάσεις προσωπικού ανά τμήμα.
💡 Prompt: «Σαν HR Analyst, δώσε μου 3 bullet points για το τμήμα με τις περισσότερες απουσίες.»

Δίνετε στο Copilot έναν ρόλο. Αυτό το βοηθά να υιοθετήσει την κατάλληλη “οπτική”, φιλτράροντας τις απαντήσεις σύμφωνα με την ειδικότητα και τον στόχο.

3. Διευκρινιστικές Ερωτήσεις Clarification-first Prompting

📊 Use Case: Excel με τύπους αδειών και ασάφειες.
💡 Prompt: «Τι άλλο θα έπρεπε να ξέρεις για να αξιολογήσεις τις άδειες σωστά;»

Αντί να απαιτούμε άμεσο output, ζητάμε διευκρινίσεις. Το Copilot θα σας επιστρέψει ερωτήματα ή σενάρια που πιθανόν δεν είχατε σκεφτεί.

4. Συνάρτηση-aware Prompting –  Formula-aware

📊 Use Case: Αρχείο προσλήψεων και ημερομηνίες ένταξης.
💡 Prompt: «Ποιες συναρτήσεις θα βοηθούσαν για να βρω ποιοι είναι στον οργανισμό πάνω από 5 χρόνια;»

Ο συνδυασμός της γνώσης συναρτήσεων Excel με την κατανόηση των HR concepts είναι το δυνατό χαρτί του Copilot. Χρησιμοποιεί τις DATEDIF, IF, FILTER και τις μετατρέπει σε HR insights.

5. KPI-Focused Prompting

📊 Use Case: KPIs όπως turnover και cost-per-hire.
💡 Prompt: «Υπολόγισε το turnover rate για το 2024 με βάση τα δεδομένα προσλήψεων/αποχωρήσεων.»

Όταν του δίνετε συγκεκριμένο KPI, το Copilot επικεντρώνεται στο να το υπολογίσει σωστά, ακόμα και αν απαιτεί χρήση πολλών φύλλων ή φίλτρων.

6. Με Στόχο -Goal-Oriented Prompting

📊 Use Case: Excel με overtime ανά τμήμα και μήνα.
💡 Prompt: «Στόχος: να εντοπίσουμε πού αυξήθηκαν οι υπερωρίες το 2ο τρίμηνο.»

Ορίζετε τον στόχο ξεκάθαρα στην αρχή. Το Copilot καταλαβαίνει ότι δεν θέλετε απλώς περιγραφικά δεδομένα αλλά ανάλυση απόδοσης, με βάση χρονικές ή επιχειρησιακές μεταβλητές.

7. Tabular Prompting – Δεδομένα σε Πίνακα

📊 Use Case: Πίνακας σε φύλλα εργασίας ανά τρίμηνο.
💡 Prompt: «Με βάση αυτόν τον πίνακα, δώσε μου τον μέσο όρο αποδοχών ανά τρίμηνο.»

Το Copilot διαβάζει εύκολα οριζόντιες ή κατακόρυφες δομές σε Excel, αρκεί να τις διαμορφώσετε σωστά σε πίνακα. Από εκεί και πέρα, μπορεί να υπολογίσει μέσους όρους, trends, ποσοστά κ.ά.

8. Audience-aware Prompting -Ανάλογα με Ακροατήριο

📊 Use Case: Έκθεση κόστους προσωπικού.
💡 Prompt: «Εξήγησέ μου αυτά τα δεδομένα ώστε να τα καταλάβει ένας CFO.»

Όταν του λέτε σε ποιον απευθύνεστε, το Copilot αλλάζει τον τρόπο παρουσίασης των αποτελεσμάτων: πιο αφαιρετικά, πιο τεχνικά ή πιο στρατηγικά, ανάλογα με το ακροατήριο.

9. Σταδιακή Εξερεύνηση -Progressive Exploration

📊 Use Case: Excel με προβλέψεις αποχωρήσεων.
💡 Prompt: «Ποια υποερωτήματα πρέπει να απαντήσουμε πριν κάνουμε πρόβλεψη αποχωρήσεων;»

Αντί να ζητάτε άμεσα την τελική απάντηση, προχωράτε βήμα-βήμα. Το Copilot μπορεί να χτίσει μια αναλυτική στρατηγική (π.χ., πρώτα αναλύει ηλικία, μετά tenure, μετά KPIs).

10. Σύγκριση Περιόδων – Comparative Prompting 

📊 Use Case: Σύγκριση κόστους Q1 και Q2.
💡 Prompt: «Σύγκρινε το κόστος μισθοδοσίας ανά τμήμα μεταξύ Q1 και Q2 και βρες ποιο τμήμα αυξήθηκε πιο πολύ.»

Τα comparative prompts ενεργοποιούν το Copilot ώστε να εντοπίσει διαφορές, αυξήσεις, trends ή μεταβολές. Πολύ χρήσιμο για HR reporting, budgeting και παρουσιάσεις.

11. Συνδυαστικά Prompts: Η Απόλυτη Τεχνική

Στην πράξη, τα περισσότερα tasks στο HR απαιτούν συνδυασμό των παραπάνω. Ένα καλό prompt μπορεί να είναι:

🧠 «Σαν HR Business Partner, θέλω να προβλέψω τις αποχωρήσεις το 2025 με βάση tenure, ηλικία και Q1 trends. Δείξε μου ποιες συναρτήσεις να χρησιμοποιήσω και ποιες ερωτήσεις πρέπει να απαντήσουμε με τη σειρά που πρέπει να γίνουν ώστε να έχω το αποτέλεσμα.»

Το παραπάνω περιέχει role, KPI, στόχο, clarification, formula-awareness και progressive exploration, όλα σε μία πρόταση.

Γιατί έχει σημασία αυτό;

Η καλή χρήση του Copilot στο Excel δεν είναι απλώς «ρωτάω και απαντάει». Είναι δεξιότητα!!!!  Όσο πιο ξεκάθαρα του εξηγείτε το πλαίσιο και τον στόχο σας, τόσο πιο χρήσιμα και στρατηγικά θα είναι τα outputs του.

Για τους HR professionals, αυτό σημαίνει λιγότερες ώρες σε pivot tables και VLOOKUPs, και περισσότερος χρόνος για πραγματική στρατηγική σκέψη.

Πώς να ξεκινήσετε;

🔹 Πάρτε ένα από τα αρχεία σας (π.χ., πίνακα αποδοχών ή αρχείο προσλήψεων)
🔹 Ανοίξτε το Copilot στο Excel
🔹 Επιλέξτε 1 από τις 11 τεχνικές prompting που είδαμε
🔹 Δοκιμάστε ένα απλό prompt, όπως:

• «Υπολόγισε το cost-per-hire για κάθε μήνα του 2024.»

• «Ποια είναι η μέση ηλικία όσων αποχώρησαν το Q2;»

• «Δώσε μου 3 insights που να μπορώ να παρουσιάσω σε HR meeting.»

Συμπέρασμα

Το Copilot δεν αντικαθιστά τη σκέψη σου, την ενσυναίσθηση σου ή την εμπειρία σου. Αλλά είναι ένα εργαλείο που, με τις σωστές οδηγίες, μπορεί να σε βοηθήσει να πας στο επόμενο επίπεδο. Κι αν εργάζεσαι στο HR, τότε αυτά τα prompts δεν είναι απλώς “ωραία”, είναι απαραίτητα.