Copilot + Excel: 10+1 Τεχνικές Prompting που Αλλάζουν το Παιχνίδι στη Διαχείριση Έργων

Η διαχείριση έργων ήταν ανέκαθεν μια πρόκληση. Διαφορετικές ομάδες, παράλληλες εργασίες, ασφυκτικά deadlines, ρίσκα, KPIs και αμέτρητα  αμέτρητα αρχεία Excel!!! Τώρα όμως, με την είσοδο του Microsoft Copilot, το Excel αποκτά “φωνή”, “νοημοσύνη” και προνοητικότητα. Ο τρόπος  όμως που διατυπώνεις το ερώτημά σου, το λεγόμενο prompting, κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε ένα γενικό αποτέλεσμα και σε ένα στοχευμένο, επαγγελματικό output που εξοικονομεί ώρες δουλειάς.

Στο σημερινό άρθρο, παρουσιάζουμε 10+1 πανίσχυρες τεχνικές prompting και παραδείγματα που μπορείς να χρησιμοποιήσεις στο Copilot, αξιοποιώντας τα δεδομένα σου στο Excel για να ανεβάσεις τη διαχείριση έργων σε άλλο επίπεδο.

1. Prompt με Παράδειγμα -Example-based Prompting

Use Case: Όταν έχεις ήδη φτιάξει κάτι και θέλεις να επεκταθεί ή να επαναληφθεί σε νέο έργο.
Excel: Gantt chart με ενότητες και προθεσμίες.
Prompt: «Δες πώς οργάνωσα τις φάσεις στο Gantt. Φτιάξε και για το νέο έργο.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot αναγνωρίζει το μοτίβο που έχεις χρησιμοποιήσει (π.χ. ημερομηνίες, φάσεις, duration) και το επαναχρησιμοποιεί. Ιδανικό για PMs που τρέχουν παρόμοια έργα σε κύκλους (sprints, campaigns, releases).

2. Ρόλος + Περιορισμός – Role-Limited Prompting

Use Case: Όταν θέλεις να δώσεις οδηγίες με συγκεκριμένο ρόλο.
Excel: Κατανομή εργασιών ανά μέλος ομάδας.
Prompt: «Ως Team Leader, γράψε περίληψη καθηκόντων κάθε μέλους σε 3 bullets.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot “μπαίνει στο ρόλο” και περιορίζει την απάντησή του σύμφωνα με τον ρόλο και το format που έδωσες. Είναι εξαιρετικό για συντονισμό ομάδων, onboarding ή reporting.

3. Διευκρινιστικές Ερωτήσεις -Clarification-first Prompting

Use Case: Όταν τα δεδομένα είναι ελλιπή ή ασαφή και θες να ξεκαθαρίσεις την κατεύθυνση.
Excel: Σχέδιο έργου με κενά πεδία και ασαφείς στόχους.
Prompt: «Τι πρέπει να γνωρίζoυμε πριν φτιάξουμε το σχέδιο αυτού του έργου;»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot λειτουργεί σαν σύμβουλος, εντοπίζει τα κενά στο σχέδιο και σου προτείνει ερωτήσεις ή προτεραιότητες. Ιδανικό για brainstorming, discovery workshops ή draft σχεδιασμούς.

4. Formula-aware Prompting -Excel Συναρτήσεις

Use Case: Όταν θέλεις να μεταφράσεις δεδομένα σε χρήσιμες μετρήσεις με συναρτήσεις.
Excel: % ολοκλήρωσης ανά δραστηριότητα.
Prompt: «Ποιες συναρτήσεις Excel μπορώ να χρησιμοποιήσω για να παρακολουθώ το % ολοκλήρωσης;»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot σου δίνει έτοιμες συναρτήσεις (π.χ. =COUNTA()/COUNT(), =IF, =AVERAGEIFS) με βάση τα δεδομένα σου. Από αναφορές έργου μέχρι dashboards, κερδίζεις ώρες Excel-debugging.

5. KPI-Focused Prompting

Use Case: Όταν μετράς την επιτυχία βάσει KPIs.
Excel: Budget variance, delivery rate, milestones.
Prompt: «Βρες το delivery rate για τις κύριες φάσεις του έργου και αξιολόγησε αν είναι εντός στόχου.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot εντοπίζει τα κλειδιά KPI σου και συγκρίνει τιμές με thresholds, deadlines ή targets. Από performance analysis μέχρι steering committee reports, είσαι έτοιμος με 1 prompt.

6. Στόχος – Goal-Oriented Prompting 

Use Case: Όταν θες να εντοπίσεις αποκλίσεις από τον στόχο.
Excel: Excel με καθυστερημένα tasks.
Prompt: «Στόχος: εντοπισμός tasks που έχουν ξεπεράσει την προθεσμία τους.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot φιλτράρει και εμφανίζει τα late tasks. Μπορεί να δημιουργήσει ακόμα και conditional formatting ή να σου προτείνει ιεράρχηση. Κατάλληλο για weekly stand-ups.

7. Δεδομένα σε Πίνακα – Tabular Prompting 

Use Case: Όταν έχεις δομημένο πίνακα με αρμοδιότητες και χρονοδιάγραμμα.
Excel: Πίνακας με ρόλους, δραστηριότητες, deadlines.
Prompt: «Ανάλυσε τον πίνακα και εντόπισε αν υπάρχει ανισορροπία στην κατανομή εργασιών.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot ελέγχει ποιος είναι υπερφορτωμένος, ποιος έχει λίγες εργασίες και προτείνει ανακατανομή. Αντικειμενική ανάλυση χωρίς “πολιτικές” σε ομάδες.

8. Ανάλογα με το Κοινό – Audience-aware Prompting 

Use Case: Όταν κάνεις επικοινωνία σε συγκεκριμένο αποδέκτη.
Excel: Αναφορά προόδου για πελάτη.
Prompt: «Γράψε ενημέρωση έργου με κατανοητό τρόπο για μη τεχνικό κοινό.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot μεταφράζει KPIs και δεδομένα σε απλή γλώσσα, με bullet points ή παραδείγματα. Κερδίζεις εμπιστοσύνη και αποφεύγεις παρεξηγήσεις σε status meetings.

9.Σταδιακή Εξερεύνηση – Progressive Exploration 

Use Case: Όταν κάνεις ανάλυση ρίσκου.
Excel: Λίστα πιθανών κινδύνων και επιπτώσεων.
Prompt: «Ποια είναι τα σημαντικότερα ρίσκα που προκύπτουν από τη λίστα και ποιες ενέργειες προτείνεις;»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot λειτουργεί σαν risk advisor. Εντοπίζει υψηλής σοβαρότητας ρίσκα, υποδεικνύει mitigation actions και σε βοηθάει να χτίσεις Risk Register ή RAID log.

10. Σύγκριση Περιόδων – Comparative Prompting 

Use Case: Όταν συγκρίνεις αρχικό και τελικό πλάνο.
Excel: Χρονικός προγραμματισμός πριν και μετά την εκτέλεση.
Prompt: «Σύγκρινε τον αρχικό και τελικό χρονικό προγραμματισμό και βρες καθυστερήσεις.»
Τι πετυχαίνεις: Το Copilot σου αναδεικνύει τις αποκλίσεις σε ημερομηνίες, φάσεις ή duration. Από εδώ ξεκινούν οι retrospectives, root cause analyses και lessons learned.

11. Συνδυασμός Τεχνικών για Υψηλή Απόδοση

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις πολλαπλές τεχνικές μαζί. Για παράδειγμα:

• Ξεκινάς με Clarification Prompt για ένα ασαφές brief,

• χρησιμοποιείς Formula-aware για να ενσωματώσεις progress tracking,

• και κλείνεις με ένα Audience-aware prompt για να δημιουργήσεις παρουσίαση.

Το κλειδί είναι η ευελιξία. Το Copilot μπορεί να γίνει business analyst, project controller ή content writer  ανάλογα με το prompt που του δίνεις 🎩🎓⛑️👒 θα φορέσει και το αντίστοιχο καπέλο!!!

Συμπέρασμα

Το Excel παραμένει βασικό εργαλείο διαχείρισης έργων. Όμως με το Copilot και τις σωστές τεχνικές prompting, μετατρέπεται σε έναν «έξυπνο» συνεργάτη που δεν απαντά απλώς αλλά συμμετέχει στη στρατηγική του έργου.

Εσύ, ως Project Manager ή Business Analyst, δεν χρειάζεται πλέον να χάνεις χρόνο σε repetitive εργασίες ή να φτιάχνεις reports από το μηδέν. Αρκεί να ρωτήσεις σωστά.